Il a été démontré que le fait de rappeler aux étudiants de répondre à l’enquête permettait d’augmenter les taux de réponse, mais à quel moment ces rappels doivent-ils être envoyés ? Au cours des dernières années, PRA et les établissements ont constaté que la majorité des réponses étaient reçues dans les 48 heures suivant la réception d’un e-mail par les étudiants.
Le CUSC-CCREU invite les établissements à participer à une expérience visant à confirmer ou à infirmer l’hypothèse selon laquelle le fait de raccourcir le délai d’envoi des e-mails de rappel améliore les taux de réponse à l’enquête. Il n’y a aucun coût pour participer à l’expérience.
Les établissements peuvent choisir de participer à l’expérience. PRA répartira de manière aléatoire la moitié de son échantillon dans le groupe expérience à court terme et l’autre moitié dans le groupe expérience à long terme. PRA vous précisera quelles seront les dates d’envoi des e-mails aux étudiants des groupes court terme et long terme.
| Calendrier des e-mails | Court terme | Long terme | Commentaire |
|---|---|---|---|
| Échantillon de l’établissement | La moitié | La moitié | Pas de frais pour l’expérience |
| Envoi de l’e-mail d’invitation | Jour 1 | Jour 1 | Date de début de l’enquête pour votre établissement |
| Envoi du premier e-mail de rappel | Jour 4 | Jour 8 | |
| Envoi du deuxième e-mail de rappel | Jour 7 | Jour 15 | |
| Envoi du e-mail de rappel n° 3 | Jour 10 | Jour 22 | Option supplémentaire moyennant un coût supplémentaire |
| Envoi du e-mail de rappel n° 4 | Jour 13 | Jour 29 | Option supplémentaire moyennant un coût supplémentaire |
Remarque : les e-mails de rappel ne sont envoyés qu’aux personnes n’ayant pas répondu.
ATTENTION : Certains établissements disposent également d’un plan de communication visant à promouvoir l’enquête auprès de leurs étudiants, notamment sur leur site web, leur portail étudiant et/ou les réseaux sociaux. Si votre établissement participe à l’expérience, vous pouvez vous demander s’il convient de poursuivre ce plan de communication après l’envoi de l’e-mail d’invitation. Veuillez indiquer dans le formulaire d’inscription si votre établissement prévoit de mener des actions de promotion supplémentaires pendant la durée de l’expérience.
Les fichiers de données générales contiendront les réponses de tous les répondants des universités membres ayant répondu à l’enquête (voir Enquête remplie) et comporteront un champ indiquant à quel groupe appartenait le répondant dans le cadre de l’expérience sur le délai d’envoi des e-mails (court terme ou long terme). Les fichiers de données des établissements contiendront les réponses de tous leurs étudiants, avec un champ indiquant à quel groupe appartenait le répondant dans le cadre de l’expérience sur le calendrier d’envoi des e-mails, ainsi qu’un champ précisant quels répondants ont été inclus dans le fichier de données générales (voir Questionnaires considérés comme étant complets).
Les résultats de l’expérience (comparaisons globales des taux de réponse au sein de chaque établissement et des taux de réponse globaux) seront présentés par PRA en août 2027. S’il s’avère qu’un délai de réponse court par e-mail génère un taux de réponse nettement plus étudiants, le conseil d’administration du CUSC-CCREU recommandera cette pratique aux établissements pour les futures enquêtes. Si le délai de réponse court terme par e-mail donne lieu à un taux de réponse similaire à celui du terme long, cela constituera tout de même une preuve solide que le délai de réponse court est acceptable.
Bien que le conseil d’administration du CUSC-CCREU encourage les établissements à s’inscrire, la participation à l’expérience est volontaire. Veuillez indiquer sur le formulaire d’inscription si votre établissement participe. Si votre établissement ne participe pas à l’expérience, tous les étudiants de votre échantillon recevront des e-mails selon le calendrier suivant ou aux dates que vous choisirez en accord avec PRA.
Calendrier standard des e-mails (sans expérience)
Envoi de l’e-mail d’invitation : jour 1, date de début de l’enquête dans votre établissement
Envoi du premier e-mail de rappel : 5 à 7 jours après l’e-mail d’invitation
Envoi du deuxième e-mail de rappel : 10 à 12 jours après l’e-mail d’invitation